7 przykazań idealnego spotkania wideokonferencyjnego

Technologia wideokonferencji jest niezbędna do stworzenia właściwego środowiska dla pracowników, zarówno tych stacjonarnych, jak i pracujących hybrydowo czy też zdalnie. Prezentujemy 7 punktów przeprowadzenia prawidłowej wideokonferencji, którą możecie wykorzystać w swoim miejscu pracy już dziś.

1️⃣ Stabilne połączenie internetowe to klucz 

• Zdarza się, że podczas wideokonferencji możesz utracić połączenie, co z kolei zakłóca przebieg rozmowy. W takim przypadku spróbuj podłączyć laptopa bezpośrednio do routera za pomocą kabla Ethernet (zamiast sieci bezprzewodowej), aby uzyskać bardziej stabilne połączenie. Rekomendujemy korzystanie z platformy do wideokonferencji za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

2️⃣ Zainwestuj w mikrofon i kamerę internetowej o wysokiej jakości 

• Wideokonferencja składa się z dwóch elementów: dźwięku i obrazu. Jeżeli przygotowujesz wydarzenie dla większej publiczności lub spotkanie jest wyjątkowo ważne, wręcz koniecznym jest inwestycja w profesjonalne rozwiązania audio/video.

3️⃣ Wybierz najlepsze dostępne oprogramowanie do wideokonferencji

Sukces spotkania zależy od odpowiedniego oprogramowania. Wiele z platform do wideokonferencji posiada funkcjonalności, które są wyjątkowo pomocne, a do tego posiadają:

👉 Integracje z kalendarzem i narzędzia do planowania spotkań;
👉 Funkcje, które pozwolą, np. na Q&A, przeprowadzenie ankiet, itd.,
👉 Role i uprawnienia,
👉 Bezpieczeństwo,
👉 Wirtualne tablice tzw. virtual boards,
👉 Runway rooms.

4️⃣ Zapoznaj się z oprogramowaniem przed pierwszą wideokonferencją

• Przetestuj oprogramowanie przed zaplanowanym wydarzeniem online. Koniecznie zapoznaj się z ustawieniami, układem i oferowanymi funkcjami.

5️⃣ Zadbaj o prawidłowe oświetlenie

6️⃣ Odpowiednie światło, estetyka i porządek otoczenia 

7️⃣ Bezpieczeństwo cyfrowe

• Każda technologia, którą integrujesz w swoim biurze wiąże się z zagrożeniami bezpieczeństwa. Pamiętaj o podjęciu działań, aby Twoje narzędzia do wideokonferencji były zawsze bezpieczne.

Kilka pomocnych wskazówek w kwestii bezpieczeństwa cyfrowego:

– Zawsze chroń swoje spotkania hasłem.
– Zarządzaj ustawieniami, aby tylko gospodarz spotkania mógł rozpocząć połączenie.
– Udostępniaj linki do zaproszeń za pośrednictwem bezpiecznej platformy.
– Sprawdzaj aktualizacje.